Sincronização em tempo real com o Google Sheets

Aprenda a sincronizar leads de uma planilha do Google em tempo real e acionar chamadas de IA automaticamente

Este tutorial mostra como configurar uma automação que monitora uma planilha do Google Sheets em busca de novos leads e aciona automaticamente chamadas de IA sempre que novas linhas são adicionadas.

21 Google Sheets

O que você vai aprender

• Criar um assistente de IA otimizado para integração com o Google Sheets
• Configurar o gatilho do Google Sheets para novas linhas adicionadas
• Configurar o mapeamento correto de dados da planilha para o assistente
• Testar e implantar sua automação de sincronização em tempo real
• Boas práticas para formatação da planilha

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Pré-requisitos

• Conta do Google com acesso ao Google Sheets
• Número de telefone configurado para chamadas ativas (outbound)
• Compreensão básica da estrutura de planilhas

Etapa 1: Criar seu assistente de IA

Começaremos criando um assistente de IA configurado especificamente para o processamento de leads do Google Sheets.

1. Navegue até a página Assistants e clique em Assistants na barra lateral
2. Clique no botão New Assistant
3. Dê um nome ao seu assistente — usaremos Test GoogleSheets

4. Conclua as configurações básicas:
   • Selecione um número de telefone para chamadas ativas (outbound)
   • Escolha uma voz apropriada
   • Defina o seu fuso horário

Etapa 2: Configurar variáveis de chamada para dados da planilha

As variáveis de chamada serão mapeadas diretamente para as colunas da sua planilha do Google Sheets, portanto, planeje a estrutura da planilha com antecedência.

1. Vá até a guia Prompts and Tools (segunda guia)
2. Localize a seção Call Variables

3. Configure suas variáveis de chamada:

   • Você verá customer_name com o valor padrão “John”
   • Adicione a variável email com seu e-mail como valor padrão para teste
   • Adicione quaisquer variáveis adicionais que correspondam às colunas da sua planilha

   As variáveis podem ser usadas de várias formas:

   • No prompt do sistema: “Olá customer_name”
   • Em ferramentas durante a chamada: chamadas de API personalizadas
   • Em importações de arquivos: processamento em massa de leads
   • Na plataforma de automação: mapeamento dinâmico de dados

Etapa 3: Criar campanha para leads da planilha

1. Navegue até a página Campaigns na barra lateral
2. Clique no botão New Campaign

3. Configure sua campanha:
   • Dê um nome descritivo à campanha
   • Selecione o assistente que você acabou de criar
   • Mantenha as configurações padrão de tentativas (podem ser ajustadas depois)
   • Clique em Create para salvar a campanha

Etapa 4: Configurar automação do Google Sheets

Agora vamos criar a automação que monitora sua planilha do Google Sheets em busca de novos leads.

1. Clique em Automation Platform na barra lateral
2. Crie um novo fluxo do zero

1. Pesquise por Google Sheets na busca de gatilhos
2. Selecione o gatilho New Row Added

5. Crie uma nova conexão:
   • Clique em New Connection
   • Autorize com sua conta do Google
   • Clique em Save após a conexão ser estabelecida

Etapa 5: Criar e configurar sua planilha de teste e adicionar dados de exemplo

Para este tutorial, vamos criar uma planilha de teste formatada corretamente.

1. Acesse o Google Sheets e crie uma nova planilha
2. Dê o nome testnewleads (ou qualquer nome descritivo)
3. Adicione um lead de teste na primeira linha:
   • Número de telefone: use o formato internacional ([phone])
   • Nome do cliente: seu nome para teste
   • E-mail: seu endereço de e-mail

Formato do número de telefone: sempre use o formato internacional com o sinal de + e sem espaços ou parênteses.
Exemplo: [phone], e não [phone]

2. Salve a planilha — esses dados serão usados para testes.

Etapa 7: Configurar o gatilho da automação

1. Retorne à plataforma de automação
2. Selecione sua planilha (testnewleads)
3. Selecione a aba específica (geralmente Sheet1)

1. Clique em Load Data para carregar o lead de exemplo
2. Verifique se você consegue visualizar os dados do lead que acabou de criar

Etapa 8: Configurar a ação da campanha

1. Clique no ícone “+” para adicionar uma ação
2. Pesquise pela sua plataforma de chamadas
3. Selecione Add Lead to Campaign

4. Selecione a campanha que você criou para esta automação

Etapa 9: Mapear os dados da planilha para as variáveis do assistente

Esta etapa conecta as colunas da sua planilha às variáveis de chamada do seu assistente.

1. Clique no campo de entrada Phone Number
2. Uma barra lateral será aberta exibindo os dados disponíveis do gatilho
3. Pesquise e selecione o número de telefone da sua planilha
4. Clique em Insert para mapear o campo

5. Mapeie suas variáveis de chamada:
   • customer_name: selecione a partir dos dados da planilha
   • email: selecione a partir dos dados da planilha
   • Mapeie quaisquer variáveis adicionais que você tenha definido

Os nomes das variáveis no seu assistente devem corresponder aos dados que você está mapeando.
Se você tiver mais colunas na sua planilha, crie primeiro as variáveis correspondentes no seu assistente.
Saiba mais sobre como configurar variáveis de chamada.

Etapa 10: Testar a integração

1. Clique em Test Step para verificar a criação do lead
2. Confira se há uma confirmação de sucesso
3. Vá até a página Leads para confirmar:
   • O lead aparece na sua plataforma
   • Todas as variáveis foram preenchidas corretamente
   • Os dados correspondem à entrada da sua planilha

Etapa 11: Publicar e monitorar

1. Clique em Publish para ativar sua automação
2. Sua planilha agora está sendo monitorada para novas linhas

Teste a sincronização em tempo real:

• Adicione novos leads à sua planilha
• Verifique se eles aparecem automaticamente na sua plataforma
• Monitore as execuções da automação para identificar possíveis problemas

Monitore o desempenho da automação:

• Clique no botão Runs dentro da sua automação
• Revise cada execução para verificar sucesso ou falha
• Confira o tempo de execução e a precisão dos dados

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Boas Práticas

Gerenciamento da Planilha

• Mantenha um formato de dados consistente em todas as entradas
• Utilize números de telefone no formato internacional de forma padronizada
• Evite linhas vazias entre os registros de dados

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Recursos Avançados

Suporte a múltiplas variáveis
Se o seu negócio precisar de mais dados sobre os leads:

• Adicione novas colunas à sua planilha (company_name, address, etc.)
• Defina as variáveis correspondentes no seu assistente
• Faça o mapeamento dos novos campos na automação
• Teste com dados de exemplo antes de usar leads reais

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Solução de Problemas

Leads não estão sincronizando:

• Verifique a autorização da conexão com o Google Sheets
• Confirme as permissões e compartilhamentos da planilha
• Certifique-se de que as novas linhas contenham dados em todas as colunas mapeadas

Erros de formato do número de telefone:

• Use o formato internacional: [phone]
• Remova espaços, parênteses e traços
• Verifique se o código do país está incluído

Problemas de mapeamento de variáveis:

• Confirme que os nomes das variáveis correspondem entre o assistente e a planilha
• Verifique se as colunas contêm dados válidos
• Revise a configuração de mapeamento na automação

Automação não está sendo acionada:

• Certifique-se de que a automação está publicada e ativa
• Verifique se novas linhas estão realmente sendo adicionadas
• Confirme que o gatilho do Google Sheets está configurado corretamente

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Próximas Etapas

Quando sua integração com o Google Sheets estiver funcionando:

• Amplie com listas maiores de leads
• Adicione mais variáveis para maior personalização
• Integre com outras ferramentas, como sistemas de CRM
• Configure automações de follow-up para resultados das chamadas
• Monitore e otimize suas taxas de conversão

Sua planilha do Google Sheets agora é uma ferramenta poderosa de gestão de leads, acionando automaticamente chamadas de IA para cada novo lead adicionado!